collana dms

Die Abkürzung DMS steht für Dokumenten Management System (Engl.: Document Management System).

Hierbei handelt es sich um eine Softwarelösung, die dazu dient, Dokumente in elektronischer Form effizient und strukturiert zu verwalten, zu organisieren und zu archivieren.

In DiVA BC wurde dafür ein eigenständiges Management Tool implementiert - das collana dms Modul.

Das Modul bietet verschiedene Funktionen, um den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten zu unterstützen - von der Erstellung über die Bearbeitung bis zur Archivierung der Belege.

Als Grundlage wird der Microsoft SharePoint genutzt.

Hierbei handelt es sich um eine Plattform für die Zusammenarbeit und das Content-Management, wobei die Hauptfunktion die Dokumentenverwaltung ist.

D.h., sämtliche Belege, die aus DiVA BC heraus erstellt werden, werden automatisch auf dem Sharepoint der MAC IT-Solutions GmbH abgelegt und gespeichert.

Daher spricht man auch von einem Sharepoint Dokumentenverwaltungssystem.

Die Vorteile des collana dms Moduls:

• Revisionssichere Ablage von digitalen Belegen in einer zentralen Datenbank
• Effiziente und strukturierte Dokumentenorganisation
• Einsparung von Arbeitsplatzspeicher der lokalen Rechner
• DSGVO-konforme Ablage von Dokumenten
• Automatisierung von Workflows
• Sicherer Zugriff für Mitarbeiter mit Berechtigung
• Vereinheitlichung verschiedener Datenformate
• Suchfunktion erleichtert Auffindbarkeit von Dokumenten
  
  

Die MAC IT-Solutions GmbH gibt dabei den organisatorischen und gesetzlichen Rahmen vor, wodurch z.B. die Aufbewahrungspflicht sowie Zugriffsrechte geregelt werden.

Die Einrichtung ist einmalig vorzunehmen.