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Eröffnungsbuchungen


Wenn Sie DiVA BC für die Verwaltung Ihrer Betriebsfinanzen einsetzen möchten, müssen zunächst bestimmte Informationen aus dem bisherigen System eingegeben werden.

Diese Informationen hängen von folgenden Faktoren ab, z.B.:

  • den eingesetzten DiVA BC Programm-Modulen,

  • dem Zeitpunkt im Geschäftsjahr, in dem Sie mit DIVA BC zu arbeiten beginnen,

  • dem gewünschten Detaillierungsgrad, nach dem Sie Informationen aus der bisherigen Buchhaltung übernehmen wollen

Bei der Übernahme einer bestehenden Finanzbuchhaltung in DIVA BC ist darauf zu achten, dass die Nebenbuchhaltungen – im speziellen Debitoren und Kreditoren – korrekt übernommen werden.

So ist garantiert, dass die MwSt. richtig abgerechnet werden kann. Die Saldi der Nebenbuchhaltungen müssen zwingend mit den entsprechenden Sammelkonten im Hauptbuch übereinstimmen.

Vor dem Eingeben der Informationen

Bevor Sie anfangen, Informationen einzugeben, müssen folgende Punkte erledigt werden:

  • Definition des alten und laufenden Geschäftsjahres
  • Einrichtung Kontenplan
  • Im alten System eine Bilanz oder Zwischenbilanz errichten und dabei je nach verwendeten Programm-Modulen auch die Debitoren-, Kreditoren und Lagerbuchhaltung mit dem Hauptbuch abstimmen.
  • Falls Sie mit Programm-Modulen aus den Nebenbuchhaltungen arbeiten, müssen auch die dafür notwendigen Konten, beispielsweise Debitoren, Kreditoren und Artikel, erfasst werden.
  • Die notwendigen Buchungsgruppen sowie die Buchungsmatrix und die MwSt.-Einrichtung vorbereiten und die Buchungsgruppen entsprechend zuordnen.
  • Die Zahlungsbedingungen festlegen, wenn Sie offene Posten für Debitoren und Kreditoren übernehmen wollen.

Eröffnung der Nebenbuchhaltungen

Wenn Sie mit Programm-Modulen aus den Nebenbuchhaltungen arbeiten und offene Posten von Debitoren und Kreditoren oder den Lagerbestand übernehmen wollen, werden diese Buchungen in den Erfassungsjournalen der Nebenbuchhaltungen erfasst und gebucht.

Die Saldi müssen mit den Werten im alten System übereinstimmen.

Gehen Sie wie folgt vor:

  1. Erfassen Sie den Lagerbestand per 31.12.
  2. Erfassen Sie die Kreditorenposten (Rechnungen) und Konten per 31.12. (z.B. über ein Konto Eröffnungsbilanz ausgleichen).
  3. Erfassen Sie die Debitorenposten (Rechnungen).
  4. Erstellen Sie die MwSt.-Abrechnung per 31.12. und MwSt. Konten per 31.12. (z.B. über ein Konto Eröffnungsbilanz ausgleichen).
  5. Erfassen Sie die Eröffnungsbilanz per 31.12.

Eröffnung von Bank-, Debitor- und Kreditorenkonten

Bank-, Debitor- oder Kreditorenkonten werden eröffnet, indem Sie die offenen Posten in einem entsprechenden Journal erfassen und danach buchen.

Nachfolgend wird nur das Vorgehen für Debitoren erläutert. Bankkonten und Kreditoren werden ähnlich behandelt.

Eröffnungssaldi für Debitoren

Wenn Sie offene Posten für Debitorenkonten eingeben, wird im Soll auf das Debitorenkonto gebucht.

Als Gegenkonto wird das Debitoren-Sammelkonto definiert. Dies scheint im ersten Moment etwas ungewöhnlich, ist aber aus den folgenden Überlegungen der richtige Weg:

  • Beim Buchen auf ein Debitorenkonto wird automatisch der gleiche Betrag auf das Debitoren-Sammelkonto im Hauptbuch gebucht.
  • Das Debitoren-Sammelkonto wird für jeden Debitor anhand der Buchungsgruppe festgelegt.
  • Indem als Gegenkonto der Eröffnungsbuchung das Debitoren-Sammelkonto angegeben wird, wird diese automatische Buchung auf dem Sammelkonto im Hauptbuch wieder ausgeglichen. Der Saldo im Hauptbuch wird daher nicht verändert.

Eröffnung der offenen Debitorenposten

Wenn Sie die Möglichkeiten des Mahnwesens und den Ausgleich von offenen Posten von Anfang an verwenden wollen, müssen Sie pro Debitor jeden offenen Posten erfassen.

Auf der Fibu-Buch.-Blatt-Zeile müssen Sie ebenfalls für jeden Posten die Felder Buchungsdatum, Belegart, MwSt.-Produktbuchungsgruppe und MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppen ausfüllen.

Damit können Fälligkeit, Skontodatum und die MwSt. Berechnung richtig verwaltet werden.

Hinweis:
Wenn Sie Debitorenposten auf diese Art eingeben, definieren Sie das Sammelkonto am besten für jede Buchung als Gegenkonto. Damit ist sichergestellt, dass der Saldo an jedem Datum korrekt ist.

Eröffnen von Lagerbestand

Den Anfangsbestand für das Inventar eröffnen Sie unter Lager. Die Buchung eines Artikel-Buch.-Blattes bewirkt keine Buchungen auf Sachkonten.

Füllen Sie für jeden Artikel eine Zeile im Artikel-Buch.-Blatt aus. Im Feld Postenart wählen Sie Zugang. Im Feld Stückpreis geben Sie den Einkaufs- oder Inventarwert pro Einheit des Artikels ein, so dass die Artikelkarte mit dem richtigen Einkaufspreis und Einstandspreis aktualisiert wird.

Hinweis:
Beachten Sie, dass der Wert des eröffneten Lagerbestandes mit dem Saldo des Sachkontos Warenlager unbedingt übereinstimmen muss.Den Wert des Warenlagers können Sie über das Total aller Beträge im Feld Betrag im Artikeljournal oder über das Total des Berichtes Lagerwert feststellen.

Buchen der ersten Lagerveränderung

Der Lagerbestand für die Finanzbuchhaltung wurde möglicherweise bereits mit der Eröffnungsbilanz gebucht. Wenn Sie eine Lagerregulierung buchen (Suchbegriff: Lagerregulierung buchen), wird der Lagerwert noch einmal gebucht.

Abhängig davon, wie die Buchungsgruppen eingerichtet worden sind, wird normalerweise pro Buchungsgruppe eine Buchung Warenlager an Lagerveränderung vorgenommen.

Diese Stapelverarbeitung muss nach dem Eröffnen des Lagerbestandes durchgeführt werden, damit der gebuchte Lagerwert pro Posten aktualisiert wird.

Gehen sie wie folgt vor:

  1. Ändern Sie in der Buchungsmatrix Einrichtung die Kontonummer im Feld Lagerverbrauchskonto temporär auf das gleiche Konto wie das Konto Lagerkonto der Tabelle Lagerbuchung Einrichtung.
  2. Führen Sie die Stapelverarbeitung Lagerregulierung buchen durch.
  3. Setzen Sie in der Buchungsmatrix Einrichtung die Kontonummer im Feld Lagerverbrauchskonto wieder auf den ursprünglichen Wert zurück.



Siehe auch